Nyhetsrom

Her finner du de seneste nyhetene fra oss, blandet med inspirasjon, artikler og kundeintervjuer.

Artikler/Inspirasjon

Digital signering – Sikkert og effektivt

23 september, 2019

Øk sikkerheten og forenkle administrasjonen. Med hjelp av en ny tjeneste for digital signering slipper du at bedriften drukner i papirer.

For mange bedrifter blir papirhåndtering både en administrativ byrde og sikkerhetsrisiko. Si for eksempel en arbeidskontrakt – for det første skal den skrives ut, noe som er tids – og ressurskrevende. Dessuten innebærerer det en risiko for at informasjonen havner i feil hender.

Neste steg er at avtalen skal fylles ut, noe som krever at man sender det i posten eller møtes ansikt til ansikt, noe som er ineffektivt og belastende for miljøet.

-Når det er signert skal det scannes, og hvor havner det da? Oftest i din e-post noe som kan stride mot GDPR-regelverket, som blant annet regulerer hvordan man håndterer personopplysninger. Dessuten må det lagres i et arkivskap, noe som så klart tar plass og innebærer ytterligere sikkerhetsutfordringer, sier Linda Tesell, applikasjonskonsulent på Flex Applications.

Lanserer ny løsning

Denne tidkrevende prosessen er i ferd med å bli faset ut. I høst lanserer nemlig Flex Applications International i samarbeid med Verified en løsning som gjør det mulig å skrive under alle avtaler med hjelp av digital signering. Det signert eksemplaret lagres da trygt i systemets personregister, der man har all informasjon samlet.

– Brukerne kommer til å slippe all unødvendig papirhåndtering. Hele prosessen jeg akkurat beskrev kan gjøres digitalt. Det eneste den ansatte trenger å gjøre er å signere avtale med vanlig bank-ID.

Gjør hverdagen enklere

Dette er noe som ikke minst gjør hverdagen lettere for sjefer, HR-personell og lønnsadministratorer. Med papirkurver kan det være vanskelig å få til en god struktur, men med denne løsningen har HR og andre ansvarlige stålkontroll på at avtalen faktisk blir signert.

– Digital signering kan spare mye tid. Utover arbeidskontrakter og personhåndbøker kan man også bruke det til dokumenter ansatte kvitterer ut, som feks nøkler, pc-er og mobiltelefoner. Egentlig alt som krever en underskrift, sier Linda Tesell.

Hun poengterer at den digitale signeringen dessuten er et IT-sikkerhetsspørsmål.

– Med GDPR får du ikke sende e-poster som inneholder personopplysninger til hvem som helst. Scanner du inn en avtale er det viktig å vite nøyaktig hvor de havner og hvem som har tilgang til opplysningene. Med den digitale signeringen slipper du å uroe deg for det, og alt havner der det skal.

Flex Applications International sin tjeneste for digital signering vil rulles ut til høsten og blir tilbydt alle kunder, både eksisterende og nye.

KONTAKT