Nyhetsrom

Her finner du de siste av nyheter fra oss, som består av inspirasjonstekster, artikler og kundeintervju.

Artikler/Inspirasjon

Digitalisering – Praktiske tips for en enklere HR-administrasjon

27 mai, 2020

Jobber du med HR, eller som leder med personalansvar? Vil du bruke mindre tid på administrative oppgaver og samtidig unngå bunker med papir? Her tilbyr vi seks praktiske tips og triks!

Ha kontroll på onboarding og offboarding, ferdighetsutvikling, lønnsrevisjon, vedlikehold av personlige data og ansettelsesdata, skriv ut og signer avtaler og skjemaer, fyll ut medarbeidersamtaler… For deg som jobber med HR er hverdagen full av administrative oppgaver – oppgaver som risikerer å bli tidstyver og papirslukere. Samtidig er HR et område der alle rutiner kan digitaliseres. Med riktig systemstøtte er det både tid, penger og papirbunker å spare – samtidig som jobben blir morsommere å utføre.

Her har vi samlet noen tips fra noen av favorittfunksjonene våre i Flex HRM Employee.

  1. Mer tid til viktige samtaler
    Hvordan føler du deg? Hvordan går det? Hva er dine ønsker for fremtiden? Å sitte sammen med dine ansatte et par ganger i året for et medarbeidersamtale er en selvfølge for de fleste ledere. At all administrasjon rundt samtalen blir møtt av glade ansikter er imidlertid ikke like åpenbart. Flex HRM Employee har en jevn digital flyt, slik at du kan fokusere fullt ut på samtalen din og la systemet gjøre resten. Lag ferdige maler til medarbeidersamtalen som du skreddersyr, slik at spørsmålene er relevante for deg. La den ansatte fylle ut svarene sine direkte i systemet, fylle ut tilbakemeldingene dine som leder og dele dokumentasjonen når dere begge føler dere klare. Automatiske påminnelser går ut for å minne deg på når det er på tide å fylle ut skjemaet og signere. Raskt, enkelt og greit!
  2. Førsteinntrykket består – onboarding tas til et nytt nivå
    Å gi nye kolleger en best mulig start i den nye jobben – det føles som en selvfølge på de fleste arbeidsplasser. Med en vellykket onboarding vil den ansatte kunne gå inn i både arbeidsoppgavene og bedriftskulturen raskere – og kommer mer sannsynlig å trives og bli i mange år. For de som er involvert i velkomsten, føles det også trygt å ha full kontroll over hvilke trinn som skal gjennomgås, når og av hvem – og å kunne følge opp deres faktiske implementering. I Flex HRM Employee er det enkelt å sy sammen en effektiv ombordingprosess slik at ingenting faller mellom stolene. Med oppgavelister, oppdrag og automatiske påminnelser har HR, ledere og IT-avdelingen full kontroll over alle oppgaver og frister knyttet til onboarding. Det som er ekstra praktisk er at når du først har satt opp arbeidsflyten, er det er utrolig enkelt og bare gjenta prosessen når en ny person blir ansatt. Med en effektiv digital onboarding-prosess unngår du både panikk i siste øyeblikk og tidkrevende Excel-ark som må sendes frem og tilbake.
  3. Lønnsrevisjon uten hodebry
    Tid for lønnsrevisjon – igjen. Riktignok føles det morsomt å kunne tildele dyktige medarbeidere med litt ekstra i lønnskonvolutten – men administrasjonen rundt det føles sjelden like oppløftende. Ofte er dataene du trenger spredt i flere forskjellige systemer, data må legges inn manuelt og det er stor risiko for både duplisering og feilberegning. Med smarte, digitale verktøy fikser du de nye lønningene mye raskere og smidigere. Med lønnsrevisjonsmodulen i Flex HRM har du alt du trenger samlet ett sted i en intuitiv flyt – fra lønnsslipper til gjennomgang og godkjenning av de nye lønningene og eksportere til lønnssystemet. Si farvel til papirarbeid, manuelle oppdateringer av de nye lønningene og duplisering mellom HR, lønnssjef og leder!
  4. Dashbord – Statistikk og nøkkeltall lett tilgjengelig
    Hvordan gjør bedriften din statistikken og nøkkelmålingene du trenger for å følge opp hvordan det går med virksomheten og personalet? Drukner du i tørre, kjedelige tall? Er det mye irritasjon over rapporter som må tas ut og mailes til ledere og ledelse? Løsningen på problemet er dashbord. Et dashbord gir et sammendrag av sykefravær, personalomsetning, pensjonsårsaker og andre viktige HR-beregninger. Alt samlet på en forståelig og intuitiv måte med kakediagrammer, grafer og målinger med grønt/gult/ rødt lys. Noen få tastetrykk er alt som trengs – en tidligere tidkrevende prosedyre tar nå bare noen få sekunder i stedet.
  5. Full oversikt på ansattes kompetansenivå
    Kompetanseledelse – å sikre at du har de rette menneskene med riktig kompetanse til å utføre en spesifikk oppgave, på kort og lang sikt, er en oppgave som blir stadig viktigere for mange selskaper. Er du en av de som føler at du bruker for mye tid på manuelt arbeid med oversikt over kompetanser – eller føler du kanskje at du nedprioriterer denne oppgaven på grunn av manglende tid? Da kan det være mye å tjene på å digitalisere kompetansehåndteringen.
    Med kompetansestøtten i Flex HRM Ansatt kan du enkelt dokumentere og rangere ansattes ferdigheter – slik at du virkelig har svaret på hvem som kan hva. Det hjelper deg også å få en oversikt over det totale behovet for kompetanse i selskapet og å koble dem til forskjellige roller på en tydelig måte. Sist, men ikke minst, er det støtte for å kartlegge ferdighetsgapet og sette opp en plan for hvordan du kan tette kunnskapshullene dine – slik at du er rustet til alle nåværende og fremtidige utfordringer.
  6. Mer fokus på effektivisering med digital signering
    Ansettelses- og konfidensialitetsavtaler, mottak av nøkler og arbeidstelefon, skjemaer for håndtering av personopplysninger … Håndtering av alle papirer som må skrives ut, mailes, eller publiseres og deretter arkiveres, kan i det mildt sagt være en komplisert prosedyre. Dessuten er det ikke veldig sikkert fra et GDPR-synspunkt. Da er digitale avtaler og digital signering direkte i HRM-systemet ditt en mye bedre løsning. Med noen få tastetrykk henter du ut avtaler og skjemaer som PDF-er i Flex HRM og sender dem til signering via Verified. Alt den ansatte trenger er en vanlig bank-ID. Enkel, tidsbesparende, sikker – og en smart måte å unngå all papirhåndtering og dokumentlagring.

Ønsker du å vite mer om disse og andre smarte funksjoner i vårt skybaserte HRM-system? Les mer her.

Har du flere spørsmål? Ta kontakt med en av våre eksperter.

Vegard Tjomsland – Send en e-post eller kontakt oss på +47-21 39 26 30

KONTAKT