Lag tidsplaner og planlegg vakter med et moderne system - åtte fordeler
- Reduserer manuelt arbeid og frigjør tid
Få ting er mer frustrerende enn å måtte legge inn den samme informasjonen om og om igjen. Med et planleggingssystem kan hele prosessen med å lage tidsplaner automatiseres og akselereres – slik at du i stedet kan bruke tid på morsommere og mer meningsfylte ting. Et eksempel på en slik snarvei er muligheten til å bruke en grunnleggende tidsplan som, når du har opprettet den, enkelt kan gjenbrukes og brukes i et hvilket som helst antall uker. Jobben med alle løpende justeringer i timeplanen blir også mye enklere når man bare trenger å gjøre små endringer, direkte i grensesnittet. - Automatiserer og optimerer vaktplanleggingen – i henhold til dine spesifikke behov
Ønsker du å ta vaktplanleggingen til et nytt nivå? Du vet at flere av de moderne planleggingssystemene kommer med såkalt auto-bemanning – en funksjon der systemet bemanner for deg så lenge du gir det de rette forutsetninger og rammer. Slik fungerer det: Du setter hvilke kriterier som skal styre bemanningen, som kostnad, kompetanse, ansettelsestid eller en kombinasjon av disse. Systemet gir deg da et forslag til bemanning som du kan gå ut fra eller lage et nytt forslag med endrede parametere. En litt smartere og raskere vei til den optimale bemanningen, rett og slett. - Forhindrer over- og underbemanning
Jobber du i helsevesenet, i et serviceyrke eller kanskje i industri? Da vet du hvor viktig det er å unngå situasjoner der du har for få mennesker på plass. Det motsatte er også et problem i mange virksomheter; at man tilfeldigvis overbemanner med det resultat at personalet går på tomgang samtidig som personalkostnadene øker. En annen fordel med god systemstøtte er at man får beskjed når et skift ikke er bemannet og at man alltid har en tydelig oversikt over både underbemanning og overbemanning. - Gjør det enkelt å følge spillereglene
Som vi har nevnt tidligere, å lage tidsplaner og planlegge bemanningen er å sette sammen et puslespill med dusinvis av brikker. Ansettelsesgrader, personlige preferanser, ferdigheter, variasjoner i bemanningsbehov og budsjett er bare noen av parameterne som må oppfylles. Og som om ikke alt dette var nok, må man også holde styr på arbeidsavtaler, fagforeningskrav og hva arbeidsmiljøloven sier. Et annet sterkt argument for å jobbe med et vaktplanleggingssystem er at man får hjelp av teknologien til å holde styr på alt som er knyttet til regelverket - hva gjelder vakt og beredskap, nattehvile, hvor mange og lange pauser den ansatte skal ha, og så videre. Mange programmer har for eksempel innebygde varsler som tydelig advarer når du prøver å bemanne noen som allerede har for mange timer og foreslår hvordan du kan bemanne i stedet. - Kompetanseoversikt
Hvem har førerkort for lastebil? Hvem har gjennomført opplæringen i gulvpleie? Og har vi noen på skiftet som kan delegere medisin? Å sørge for at bemanningen samsvarer med dine ansattes ferdigheter og kvalifikasjoner er ikke en enkel oppgave å håndtere manuelt. Men i det optimale verktøyet for å lage timeplaner og bemanning er det smarte visninger og funksjoner som gjør jobben mye smidigere. Det er enkelt å spesifisere hvilke ferdigheter og kvalifikasjoner som kreves for å kunne jobbe med en spesifikk oppgave eller prosjekt. Med et raskt klikk kan du så la systemet produsere personer med riktig kompetanseprofil og med dra og slipp utnevne rett kandidat til riktig skift. - Ingen dyre overraskelser
Hva koster personalet egentlig? Uten et konstant årvåkent blikk på budsjettet er det fort gjort å miste oversikten over overtid og overtidstimer. I et vaktplanleggingssystem er det enkelt å holde styr på personalkostnadene dine og sørge for at du holder deg innenfor budsjettet mens du jobber med de ansatte. Slik at du unngår ubehagelige overraskelser når det er på tide å betale lønn! - Smarte nøkkeltall hjelpe deg med navigeringen
Hvor mange planlagte arbeidstimer har vi? Hvor mye fakturerer vi per måned? Hvor store er personalkostnadene? Det optimale vaktplanleggingssystemet kommer også med dashbord og andre verktøy for nøkkeltall, rapporter og analyser – noe som kan gi deg verdifull innsikt og informasjon for å ta den riktige avgjørelsen. - Bedre kommunikasjon = færre misforståelser og flere fornøyde ansatte
Hvordan fungerer kommunikasjon om timeplaner og arbeidsskift i din virksomhet? Har ansatte mulighet til å påvirke hvordan de jobber? Oppstår det lett spørsmål og misforståelser om hvilken tidsplan som gjelder akkurat nå? Og hva gjør du når en ansatt melder seg sykemeldt i siste liten? Denne typen utfordringer er også mye lettere å håndtere med et moderne system for å lage timeplaner og vakter.
Noen eksempler på funksjoner som vi mener du bør kunne forvente av ditt system for planlegging:
– Ansatte skal enkelt kunne få tilgang til timeplanen sin hvor som helst, på nettet eller via en tilknyttet app i mobilen. På den måten trenger de aldri å lure på hvordan de skal jobbe eller vente på at sjefen sender e-post eller skriver ut en ny timeplan så snart noe endres. Alle justeringer vil være umiddelbart tilgjengelige og det eneste du som ansatt trenger å gjøre er å klikke på siste timeplan uansett hvor du er.
– Med noen få kjappe klikk skal ansatte kunne fortelle lederen hvilke skift de vil jobbe (eller ikke jobbe) eller bytte vakt med sin kollega. Via e-post eller push-varsler holder du deg oppdatert på når det er noe nytt å svare på eller handle på.
– Som leder eller planlegger skal systemet hjelpe deg slik at du slipper å ringe rundt etter avløsere ved sykdom eller andre raske endringer. I stedet sender du bare en forespørsel for å se hvem som ønsker å ta den ledige vakten og de ansatte kan svare raskt og enkelt via nett eller på mobil.
På tide med en smartere måte å lage timeplaner og bemanne ansatte?
Er du og dine kollegaer lei av tungvint og tidkrevende administrasjon rundt timeplanlegging og bemanning? Vil du unngå floker av Excel-filer, alltid ha siste timeplan i lomma og enkelt kunne synkronisere med hverandre uansett hvor du er? Kontakt oss, så forteller vi mer om hvordan vårt vaktplanleggingssystem Flex HRM Plan kan gjøre hverdagen enklere for deg og dine kollegaer.
