Et moderne HRM-system - En lønnsom investering

Vurderer du og dine kolleger å oppgradere til et moderne HRM -system, men er du i tvil om det vil være verdt investeringen? Hvilke konkrete besparelser i tid og penger kan det bety for akkurat ditt selskap? Og kan det også øke lønnsomheten din?

Vurderer din bedrift å investere i deres første HRM-system, eller kanskje bytte fra et eldre system, til et som er moderne og nettbasert? Da har du sannsynligvis allerede en ide om hvilke fordeler du vil kunne dra nytte av - for eksempel en moderne design, innovative funksjoner, økt IT -sikkerhet og brukervennlige webtjenester og apper som ansatte kan få tilgang til uansett hvor de er. Kanskje du også ser foran deg en mer effektiv og produktiv arbeidsdag som ikke blir spist opp av tung og kjedelig administrasjon? Men visste du at den optimale HRM -løsningen også kan føre til konkrete, målbare kostnadsbesparelser på en rekke områder? Her er seks gode argumenter for at et moderne HRM -system virkelig er en lønnsom investering.

Seks grunner til at HRM-system er lønnsomme

1. Enklere å ta kvalifiserte avgjørelser Gå for magefølelse eller fakta? Hvordan fungerer din bedrift for å ta tempoet i selskapet og personalet, identifisere uønskede trender og ta de riktige tiltakene til rett tid? Med smarte verktøy for å presentere og analysere data, for eksempel et HR -dashbord direkte i personalsystemet ditt, har HR- og personalansvarlige de perfekte betingelsene for å måle og overvåke sykefravær, personalomsetning og andre kritiske nøkkeltall og gjøre informasjonen tilgjengelig for rette mennesker til rett tid.
   
   Fordelene er flere og samhandler med hverandre i en slags positiv dominoeffekt: det brukes mindre tid på å lage rapporter og samle data fra en rekke kilder. Dette betyr igjen at du kan sette mer fokus på det neste viktige trinnet, å transformere data til verdifull innsikt og sette på plass riktige tiltak. Enten det er å redusere utfordrende og kostbart sykefravær, redusere personalomsetningen i en bestemt avdeling, eller ta kommandoen over noen av de andre kritiske nøkkeltallene - et dashbord gir de perfekte forutsetningene for å ta informerte avgjørelser for selskapets resultater og lønnsomhet.

2. Hjelper med å prioritere riktig type oppdrag - og sikre lønnsomhet
   Hvor går timene egentlig? Prioriterer vi de riktige tingene? Ved å sikre at du har en komplett og brukervennlig systemstøtte for registrering og oppfølging av tid - intern tid så vel som fakturerbar tid - er det store gevinster å hente:
   
   - Dere kan enkelt følge opp arbeidstid i forhold til planlagt tid og sørge for at budsjettet og tidsberegningene stemmer overens.
   - Dere kan sjekke at tiden brukes på de riktige tingene. Er tiden brukt og lønnsomhet i forhold til hverandre? Prioriterer du riktige kunder og oppdrag?
   - Dere får bedre oversikt over unødvendige tidstyver og får verdifull innsikt i hvordan virksomheten kan effektiviseres.
   - Dere forenkler fordelingen av ressurser og kan fange opp indikasjoner på at en ansatt eller personalgruppe er overbelastet - en enkel måte å forhindre stress og dårlig helse på.
   
   Kort sagt: en fungerende tid og prosjektoppfølging er en klar vinn-vinn for hele virksomheten og er en annen grunn til at HRM-systemer er lønnsomme.

3. Alt av personalinformasjon på samme sted
   Et program for timeregistrering, et annet for reiseregninger, et tredje for HR -prosesser - og utallige Excel -filer og mapper i bokhyllen. I hvor mange grensesnitt lagrer du ansattdata i dag? Hvor mye unødvendig tid brukes på å skrive inn, oppdatere og søke etter data på disse forskjellige stedene? Hva koster dette selskapet i timelønn?
   
   Med et komplett HRM-system som samler all informasjon i en enkelt sentral database i stedet for flere forskjellige, trenger du bare å skrive inn og oppdatere informasjon om de ansatte på ett og samme sted. Du har også et godt strukturert og lett søkbart digitalt arkiv og et pålitelig grunnlag for rapporter, analyse og statistikk. Ved å strukturere og synkronisere ansattdata på tvers av de ulike HR -prosessene på en sømløs måte, kan selskapet kutte mange verdifulle arbeidstimer hvert år. På toppen av det får du også bedre IT -sikkerhet, mindre risiko for dataredundans og lavere risiko for manuelle feil.

4. Rett person på rett sted – til riktig kostnad
   Hvordan sørger din bedrift for at du har de riktige personene på rett sted til rett tid? Med de riktige digitale verktøyene for planlegging og bemanning er det stort potensiale for både tidsbesparelser og økt lønnsomhet. På den ene siden hjelper det deg med å sikre at de planlagte timene er i tråd med budsjetterte timer, og på den andre siden hjelper det deg med å optimalisere behovet for ansatte og unngå både over- og underbemanning. Og sist, men ikke minst: Ved å bytte ut Excel -ark med smarte digitale grensesnitt, automatiserer du også alt manuelt problem for planleggerne - med ekstra besparelser i arbeidstiden som et resultat.

5. Hjelper dere å beholde og ta vare på de ansatte
   Visste du at motiverte og engasjerte ansatte er noe som tydelig gjenspeiles i selskapets økonomiske resultater? Gjennom et smart valg av HRM -system kan selskapet både spare tid og øke kvaliteten på flere deler av dette viktige arbeidet. Det handler om alt fra en godt planlagt onboarding som legger grunnlaget for gode medarbeideropplevelser til effektivt gjennomførte medarbeidersamtaler og undersøkelser som et verktøy for å sikre at ansatte trives og utvikler seg mot mål.
   
   Hvis du i tillegg sørger for at du har de riktige verktøyene for å håndtere ferdigheter/kompetanseheving på stedet, er det også et godt utgangspunkt for å bygge en kultur som både klarer å tiltrekke seg nytt og beholde eksisterende talent - og dermed redusere rekrutteringskostnadene.

6. Automatisert arbeidsflyt frigjør tid for HR og ledelse
   Hvor mye tid bruker ledere og HR -ansatte på ren administrasjon og papirarbeid rundt de ulike delene av medarbeiderreisen? Tenk hvilke muligheter som ville blitt skapt hvis du kunne redusere denne tiden med la oss si 50 prosent, eller "bare" 20 prosent? Kanskje du kunne la de ansatte fokusere på mer verdiskapende oppgaver i stedet for å sette seg ned og legge inn oppgaver manuelt? Med et smart valg av HRM-system som automatiserer bort store deler av HR -administrasjonen, er det fullt mulig.
   
   Et godt eksempel på en prosess som er vel verdt å digitalisere er den årlige lønnsrevisjonen - et administrasjonstungt trinn som ofte involverer flere roller i selskapet . Mange ganger blir data distribuert i forskjellige systemer eller i analogt format, og manuelle oppføringer og dobbeltarbeid mellom ledere og lønnsavdelingen er mer regelen enn unntaket. Med de riktige verktøyene på plass er det imidlertid store muligheter for en mer effektiv måte å jobbe på og dermed reduserte kostnader. Faktisk er det rapporter om selskaper som ved å digitalisere lønnsrevisjonen har klart å forkorte prosessen fra flere virkedager til et par timer.

   ...og lønnsadministratorer og ansatte
   Den optimale HRM -løsningen har positive effekter ikke bare for ledere og HR, men for alle deler av organisasjonen. Med brukervennlige apper og grensesnitt kan sluttbrukere administrere sine tider og utgifter med noen få tastetrykk, holde oversikt over timeplanen, søke om permisjon og ha oversikt over feriedager og avspasering uten å måtte belaste ledere og HR. Lønnsadministratorer har også en enklere hverdag, der alt grunnlaget for lønnsbehandling kommer helt og riktig fra begynnelsen - uten tungvinte kontroller og justeringer etterpå. Fordelene er flere: høyere effektivitet, mindre stress, reduserte personalkostnader, større medarbeidertilfredshet og en mer attraktiv arbeidsplass.

Hvilke prosesser vil din bedrift ha fordel av å digitalisere?

Her har vi fremhevet noen eksempler på vanlige løpende rutiner i HR-arbeid der det er stort potensial for besparelser i tid og penger. Imidlertid er alle bedrifter ulike, så du kan sikkert komme med flere eksempler fra hverdagen din - forskjellige situasjoner der mangel på god systemstøtte forårsaker unødvendig frustrasjon, spiser opp tid og ressurser og gjør oversikt og analyse vanskeligere. Noen tips til deg som vil regne med potensielle besparelser for virksomheten din:

1. Start med å skissere noen spesifikke problemområder å jobbe med. Hva er dine største hindringer for å jobbe effektivt i dag?

2. Finn ut eller estimer hvor mange timer per uke som blir brukt på hver prosess.

3. Multipliser dette med antall ansatte som utfører oppgaven, som igjen multipliseres med timelønnen. På denne måten kan du få konkrete tall på hvordan det er og en indikasjon på hvilke områder din bedrift vil tjene på å automatisere og effektivisere. Og du, ikke glem å ta de litt mer abstrakte - men minst like viktige gevinstene med i betraktningen: mer fornøyde og mindre stressede ansatte, kompetanse som kan frigjøres for mer meningsfylte oppgaver og intelligente analyseverktøy som støtter arbeidet med selskapets viktige strategiske spørsmål.

Klar for en smartere løsning? Vi hjelper deg gjerne med et lønnsomt HRM -system!

Uansett hvor du og dine kolleger er på reisen mot den optimale HRM -løsningen - hjelper vi deg gjerne med tips, kunnskap og inspirasjon underveis! Kontakt oss gjerne for mer informasjon om vårt HRM-system.