Exitsamtale - en viktig del av medarbeiderreisen

Exit-samtale er blant det siste som skjer på medarbeiderreisen – men ikke mindre viktig for det. Her har vi samlet alt du trenger å vite om hvordan exitsamtale kommer deg som arbeidsgiver til gode, og hvordan de kan forbedre medarbeideropplevelsen.

På tide å si farvel og lykke til i den nye jobben? Nøkler returneres, mobilabonnementet avsluttes og en erstatter utdannes. En skikkelig takk med kaffe og blomster føles også som en selvfølge. Men det er én del av sjekklisten som ofte blir neglisjert eller i verste fall helt glemt – vi snakker om exit-samtalen. Så, hva menes med en exit-samtale mer konkret? Og hvorfor er det noen grunn til å bruke tid og energi på det?

Kort forklart er exitintervjuet den delen av offboardingen hvor man samler inn tilbakemeldinger fra personen som skal slutte. Ved å stille spørsmål om hvorfor arbeidstakeren velger å slutte og hvordan de har opplevd arbeidsoppgaver, arbeidsklima og arbeidsmengde, kan du som arbeidsgiver få verdifull informasjon om hvor dine styrker og svakheter er – noe som på sikt kan hjelpe deg med å utvikle virksomhet og redusere personalomsetningen.

Å holde exit-intervjuer kan også bidra til å styrke bedriftens arbeidsgivermerke. Her får du muligheten til å finne ut hva som tiltrekker nye medarbeidere, hva som får dem til å bli, og kanskje viktigst – hva som får dem til å slutte. Viktig informasjon som du kan bruke til å utvikle og forbedre din arbeidsgivermerke, rett og slett. I tillegg viser du som arbeidsgiver at du er genuint interessert i den ansattes erfaringer og forhåpentligvis blir en god ambassadør for bedriften.

Slik foregår en exitsamtale

For både intervjueren og intervjuobjektet oppleves et exit-intervju vanligvis som en positiv avslutning før den ansatte drar på nye spennende jobbeventyr. I noen tilfeller kan det imidlertid være vanskeligere å gjennomføre dem. På den ene siden kan samtalen berøre sensitive samtaleemner, og på den andre siden kan det være en frykt hos den ansatte for å si hva han egentlig tenker og tenker.

At den som er i ferd med å slutte unngår å gi negative tilbakemeldinger, har ofte sammenheng med frykt for dårlige referanser, eller at arbeidstakeren rett og slett ønsker å ha ryggen fri ved en eventuell gjenansettelse. Av den grunn kan det være greit å tenke ekstra på hvem som skal gjennomføre en exit-samtale – for eksempel er det ikke alltid det ultimate at nærmeste leder bør være med. Kanskje en personalleder eller noen fra HR-avdelingen kan gjøre det?

En annen mulighet er å dele avslutningssamtalen i to deler, hvor nærmeste leder innehar den ene delen, og en med personalfunksjon innehar den andre delen – alt for å få et så bredt bilde som mulig av den ansattes opplevelse av sin tid med du. Et tredje alternativ kan være å hente inn en nøytral utenforstående part som skal holde den avsluttende samtalen.

Få mest mulig ut av exit-intervjuet - 5 tips

Begynn i riktig ende
Før du starter, sørg for at du har en klar ide om formålet med avslutningsintervjuet. Hvorfor beholder du det? Hvordan følger du opp resultatene? Og fremfor alt – hvordan kan du bruke resultatene til å utvikle deg som arbeidsgiver?

Vær tydelig på hvorfor du holder utgangsintervjuet
Det er ikke bare intervjueren som trenger å være klar over formålet – selv den som drar må forstå hvorfor et exit-samtale bør holdes. Hvis det er tydelig at du gjør intervjuet slik at du kan bli enda bedre som arbeidsgiver, vil nok arbeidstakeren være mer tilbøyelig til å dele konstruktive tilbakemeldinger.

Tilpass formatet
Det kan avvike fra person til person hva som fungerer best når det gjelder selve implementeringen av exit -samtalen. For eksempel er det ikke alle som er komfortable med å sitte i et møte og svare på spørsmål. Noen kan være i stand til å gi mer omfattende svar ved å svare på spørsmålene skriftlig via et digitalt skjema.

Jobbe med åpne spørsmål Har du trivdes med pliktene dine? Ja. Synes du det er et godt arbeidsklima? Ja. Svarte jobben til dine forventninger? Ja. Lukkede spørsmål/ja- og nei-spørsmål gir som kjent lite grunnlag å gå på når svarene skal vurderes. Arbeid i stedet med åpne spørsmål – intervjuobjektet har da mulighet til å beskrive sin opplevelse med egne ord. Hos Ledelsen er det to intervjuguider med åpne spørsmål å bruke som utgangspunkt, en for nærmeste leder og en for HR.

Bruk den siste tiden
Avslutningsvis, husk at den ansattes siste tid i bedriften er viktig, både for deg og for den ansatte. Benytt deg av denne perioden og sørg for at den som forlater bedriften ikke blir glemt på slutten! En positiv og godt planlagt avslutning der ting ikke havner mellom stolene kommer både deg som arbeidsgiver og den som slutter til gode. En gjennomtenkt offboarding, rett og slett!

Slik kan smarte verktøy forenkle alle faser av medarbeiderreisen

Preboarding, onboarding, crossboarding, offboarding og reboarding...vel, det er mange forskjellige faser i ansettelsessyklusen. I vårt HR-system Flex HRM Employee har vi samlet all systemstøtte du trenger for å støtte dine ansatte, uavhengig av hvilken fase de er i. Her får du hjelp av digitale sjekklister og påminnelser som skyves ut til den respektive lederen når det er er en aktivitet å utføre - og unngår manuelle oppføringer, endeløse e-posttråder og kompliserte Excel-ark. Lag dine egne maler for både medarbeidersamtaler og exi-tsamtaler direkte i grensesnittet, og få en klar oversikt over hvilke ansatte som har hatt hvilken samtale og når. Lett å følge opp!

Vil du vite mer om Flex HRM Employee? Kontakt oss gjerne.