Self Service innenfor HR - Hva innebærer det?

Når du bestiller en reise. Når du skanner varene dine i matbutikken. Når du gjør banktjenester på mobilen eller når du sjekker inn på helsestasjonen. Ulike former for selvbetjening er noe som omgir oss overalt i privatlivet. Så hvorfor skulle det egentlig være annerledes på arbeidsplassen din?

Fenomenet selvbetjening, eller med et svensk begrep selvbetjening, er en tydelig økende trend – og HR-området er langt fra et unntak. Men hva betyr egentlig selvbetjening i HR? Hvordan fungerer det mer konkret? Og hva er fordelene med å slippe ansatte og ledere inn i (velvalgte deler av) HR-systemet? Sammen med Linda Tesell, produktsjef for HR-systemet Flex HRM Employee, dykker vi dypt ned i emnet selvbetjening innen HR.

Hva mener vi egentlig når vi snakker om selvbetjening innenfor HR?

– Kort forklart handler det om å gi ansatte mulighet til å utføre oppgaver på egenhånd eller selv finne informasjon som angår dem – raskt og enkelt og uten at noen andre trenger å være mellommann. I de fleste moderne HR-systemer kan for eksempel de ansatte selv få tilgang til og oppdatere adresser, telefonnumre, hvem som skal stå oppført som pårørende og så videre, sier Linda Tesell og legger til:

– Selvbetjening dekker imidlertid mye mer enn det og kan brukes til en rekke ting som tradisjonelt har vært forbeholdt lønn og HR. Det er heller ikke noe som kun er for de ansatte, men det kan også rettes mot ledere og teamledere.

Hva er bruksområdene for selvbetjening i HR?

Å investere i selvbetjening og smidige, digitale arbeidsflyter er noe arbeidsgiver kan tjene mye på fra dag én når man ønsker en ny medarbeider velkommen, sier Linda.

– Som arbeidsgiver kan du for eksempel administrere arbeidskontrakter, instrukser, policyer, introduksjonsplaner med mer direkte i HR-systemet hvor alle parter enkelt kan få tilgang til dem. På denne måten effektiviserer du både prosessen og gir den nyansatte et profesjonelt førsteinntrykk. Du kan så fortsette på denne veien gjennom hele medarbeiderreisen, for eksempel ved å la de ansatte være med på alle sider av medarbeidersamtalen og ting knyttet til oppdatering av kompetanse/kurs og oppfølging av kompetansemål.

Ledernes arbeid med KPIer og nøkkeltall er andre områder som egner seg godt til selvbetjening, sier Linda:

– Her kan du la lederne selv få tilgang til personalomsetning, sykefravær og andre målinger som de trenger å overvåke, for eksempel i et dashbord direkte i HR-systemet. Hvis du for eksempel skal presentere viktige nøkkeltall under et møte med ledergruppen senere samme dag, trenger du ikke be HR-avdelingen om å sende dem til deg på e-post. På denne måten sparer du administratorene for mye ekstraarbeid og du kan alltid stole på at tallene er oppdaterte og riktige, nettopp fordi du slipper alle mellomledd og ledetider. Lesetips: slik gjør du nøkkeltallene dine tilgjengelige for de rette personene til rett tid.

Hva er fordelene med selvbetjening i HR?

For å oppsummere er selvbetjening en måte å spare administrativ tid for ledere og HR-avdelingen – tid som i stedet kan brukes på ting som utgjør en forskjell for bedriften. Det kan også være en positiv opplevelse for de ansatte i form av økt følelse av medvirkning og engasjement for egen utvikling i bedriften. Sist men ikke minst, siden selvbetjening går hånd i hånd med digitale grensesnitt som fjerner mange manuelle trinn, er det også store sikkerhetsgevinster.

Linda Tesell:
– Et tydelig eksempel er når arbeidskontrakten skal signeres. I en systemstøtte med selvbetjening kan leder, eller i noen tilfeller den ansatte selv, enkelt fylle ut personopplysningene og sende dem til e-signatur via systemet. Alt samles da på ett og samme sted helt fra starten (såkalt masterdata), noe som øker datakvaliteten. Ingen sensitiv informasjon trenger å sendes på e-post mellom leder og HR, ingen papirer må arkiveres og ingenting er i fare for å gå seg vill. I stedet foregår alt i en sikker digital flyt.

En voksende trend?

– Etter min erfaring har det lenge vært en viss motstand mot selvbetjening og en tanke om at «jo flere vi slipper inn i systemet, jo mindre kontroll har vi». Det ser imidlertid ikke ut til å være slik lenger, men nå er det nesten blitt normalt at lederne slipper inn i det som tidligere var området for lønns- og HR-medarbeiderne, sier Linda og legger til at hun tror på en lignende utvikling i fremtiden også når det gjelder selvbetjening for ansatte.

– Da er det selvfølgelig viktig med en gjennomtenkt struktur, slik at alle virkelig får det de skal og ikke noe annet. Men har du et moderne HR-system er det bygget slik at du kan skreddersy autorisasjonene på en svært vanntett måte og dermed jobbe trygt og sikkert.

Selvbetjening innen HR – noe for din bedrift?

Sliter du og dine kollegaer med papirarbeid, manuelle prosedyrer og data som er spredt på flere forskjellige steder? Ønsker du å redusere arbeidsmengden for administratorene dine og gjøre det enkelt for ansatte å holde styr på informasjon som er relevant for dem?

Kontakt oss eller ta en titt på vårt gratis webinar hvor vi forteller deg mer om hvordan Flex HRM Medarbeider kan bidra til en mer trivelig og effektiv arbeidshverdag – uavhengig av din rolle i organisasjonen. 

5 fordeler med selvbetjening i HR-arbeid

1. Reduserer arbeidsbelastningen for ledere og administratorer.
2. All data samlet i en digital flyt på ett og samme sted = økt datakvalitet.
3. GDPR-sikkert.
4. Hjelper bedriften til å være en attraktiv arbeidsgiver på den digitale fronten.
5. Bidrar til å gjøre ansatte mer engasjerte og delaktige i egen og bedriftens utvikling.