Det kan være en utfordring å balansere kravene i bokføringsloven og personvernforordningen (GDPR). Regnskapsloven krever at regnskapsinformasjon skal oppbevares i en viss periode (for eksempel fem år i Norge), mens GDPR krever at personopplysninger ikke skal oppbevares lenger enn nødvendig.
For å hjelpe deg med å håndtere dette på en sikker og automatisk måte, lanserer vi nå en ny funksjon i Flex HRM Travel. Med denne funksjonen kan du automatisk slette avregnede reiseregninger og kjørelister som har nådd den lovbestemte oppbevaringsperioden. Dette reduserer den administrative byrden og sikrer at bedriften din overholder begge regelverkene.
Slik konfigurerer du automatisk sletting
Aktiver funksjonen under Innstillinger > Import/eksport > Planlagte kjøringer. Der velger du den nye typen: Slette reiseregninger overført til lønn.
Her angir du hvor gammel informasjonen skal være før den slettes. Du velger selv antall år, men systemet sørger for at du ikke kan angi en verdi som er lavere enn loven i det enkelte land krever:
-
Sverige: Minst 7 år
-
Norge: Minst 5 år
-
Danmark: Minst 5 år
-
Finland: Minst 10 år
Du velger også et tidspunkt for når slettingen skal utføres.
Hvordan fungerer slettingen?
Funksjonen fungerer på grunnlag av betalingsdatoen for reiseregningen eller kjørebøkene. Når du for eksempel setter kjøringen til 5 år, vil systemet slette poster som har betalingsdato i kalenderår som er 5 år eller eldre.
Når en planlagt kjøring er aktiv, slettes alle relaterte data, inkludert
-
Reiseregninger (alle typer) og kjørelister
-
Vedlegg knyttet til reiseregningen
-
Importerte bilturer og kredittkorttransaksjoner
-
Informasjon om overføring til lønn og regnskap
Full kontroll og sporbarhet med logg
For å gi deg full oversikt over prosessen er en loggfunksjon tilgjengelig. Når du har valgt den planlagte kjøringen i listen, vises en knapp for Logg i menylinjen.
Loggen viser en oversiktlig oversikt over hver kjøring, inkludert:
-
Dato og klokkeslett for sletting
-
Antall slettede reiseregninger og kjørebøker
-
Status (med en grønn hake for en vellykket kjøring)
-
Eventuelle feil eller advarsler
Med denne nye funksjonen får du et kraftig verktøy for å automatisere datahåndteringen, og du kan føle deg trygg på at du overholder både regnskaps- og GDPR-kravene.
